Многие компании сталкиваются с вопросом эффективной автоматизации бизнес-процессов и часто рассматривают BPM-системы как очевидное решение. Однако стоит ли полагаться на стандартизованную нотацию или лучше выбрать более гибкий путь? 

Меня зовут Иван Жигалов, и в этой статье мы разберемся, почему движение в сторону low-code-платформ приобретает все большую популярность среди предприятий, стремящихся к комплексной автоматизации бизнес-процессов.

История BPMN

Начнем с небольшой исторической перспективы, чтобы понять откуда появился класс систем BPM. BPMN (Business Process Model and Notation) — это нотация, способ визуального представления бизнес-процессов. Идея создания универсального графического языка для описания процессов была здравой — наглядные схемы действительно удобнее текстовых описаний, особенно когда речь идет о сложных процессах с множеством ветвлений.

Кто использует BPMN и зачем? В основном это аналитики, которые либо проектируют новые бизнес-процессы, либо документируют существующие. Они создают схемы для согласования с коллегами, презентации руководству и, в конечном счете, передачи техническим специалистам, которые будут автоматизировать эти процессы.

И здесь начинается интересная история. Со временем появилась мысль: зачем рисовать схемы, а затем заново реализовывать их в системах? Почему бы не создать инструмент, который сразу превращал бы нарисованную модель в работающую автоматизацию? Так родились BPMS — Business Process Management Systems, системы управления бизнес-процессами, обещающие реализовать процессы «по картинке».

Важно понимать разницу между терминами:

• BPM (Business Process Management) — управление бизнес-процессами как дисциплина.

• BPMN (Business Process Model and Notation) — стандартизированная нотация для моделирования.

• BPMS (Business Process Management System) — программные системы для управления процессами.

Идея автоматизации на основе графических моделей казалась революционной. Но в реальности все оказалось сложнее, чем выглядело на бумаге.

Мифы и проблемы автоматизации через BPMN

Существует распространенное заблуждение, что достаточно создать BPMN-схему, загрузить её в BPM-систему, и процесс автоматизации запустится без дополнительных усилий. Однако BPM-системы не реализуют процессы точно так, как они описаны в схеме. Каждая система интерпретирует модели по-своему, что приводит к необходимости доработок как в самой схеме, так и в системе, что усложняет автоматизацию.

Кроме того, бизнес-процессы, как правило, не создаются с нуля. Реальные процессы постоянно изменяются из-за рыночных условий или регуляторных требований, и их не так просто адаптировать в системе, используя только BPMN. Для внесения корректировок в BPM-системе необходимо не только обновить BPMN-схему, но и настроить саму систему, включая программирование логики процессов и интеграции. Гораздо эффективнее сразу реализовать логику процессов в системе и провести тестирование, что позволяет быстрее и точнее выявить возможные ошибки и адаптировать процесс под текущие требования.

Риски и ограничения BPMN в условиях изменений

Современный бизнес требует гибкости и быстрой адаптации. Однако BPM-системы, использующие BPMN, не обеспечивают необходимой гибкости для работы в условиях быстро меняющихся факторов. Текущий темп жизни, изменения в бизнес-процессах, внешней среде и воздействие регуляторных норм таковы, что использование жестко заданных процессов становится нецелесообразным. Для внесения изменений необходимо пройти весь цикл — от перерисовывания схемы до тестирования в системе, что требует значительных временных и трудовых затрат. В условиях постоянных изменений в бизнесе такой подход теряет свою эффективность.

Фундаментальная проблема заключается в том, что попытка анализа и внедрения изменений в сеть взаимосвязанных процессов с помощью BPMN-схем становится сложной и затратной задачей. Обновления требуют тестирования не только на уровне моделей, но и в реальных условиях. Это приводит к необходимости применять те же методы, что и при разработке программного обеспечения, что делает моделирование в BPMN избыточным этапом, замедляющим внедрение новых решений.

Почему компании переходят на low-code-платформы

Долгое время BPM-системы строились вокруг идеи, что процесс сначала моделируется, затем передается разработчикам и только потом внедряется. На практике оказалось, что этот путь слишком длинный и неэффективный. Бизнесу нужны инструменты, позволяющие сразу тестировать и запускать процессы в работу. Low-code платформы решают эту проблему, предлагая среду, где моделирование и автоматизация идут параллельно.

Эволюция BPM-систем в сторону low-code

Признавая ограничения своего подхода, BPM-системы постепенно переходят к low-code платформам. Это естественное развитие, вызванное требованиями рынка и потребностями пользователей.

То, что хорошо работает на бумаге и во взаимодействии между людьми, часто оказывается неэффективным для машин. Чтобы преодолеть эту проблему, BPM-системы начинают интегрировать функциональность low-code платформ, позволяя программировать логику, настраивать интеграции и создавать пользовательские интерфейсы. Поскольку схемы и сама система требуют доработок, разработчики BPM-систем добавляют все больше инструментов для кастомизации и программирования. В итоге поддержка самой нотации становится менее значимой, однако она сохраняется, поскольку является исторической особенностью данных систем.

Преимущества изначального low-code подхода

Компании, выбирающие современные low-code платформы вместо BPM-систем, получают значительные преимущества:

• Быстрое развертывание и адаптация — процессы создаются и изменяются в одной системе без промежуточного этапа моделирования и согласования. Разработчики могут сразу переходить к тестированию и внедрению автоматизации, сокращая время на реализацию.

• Масштабируемость и стабильность — микросервисная архитектура и горизонтальное масштабирование обеспечивают высокую производительность даже при росте нагрузки и глубокой кастомизации. Платформа стабильно работает при увеличении количества пользователей и обработке больших объемов данных, сохраняя скорость и отказоустойчивость.

• Гибкость в разработке — платформа поддерживает не только визуальное проектирование, но и программирование сложной логики, что расширяет возможности автоматизации. Разработчики могут комбинировать no-code, low-code и pro-code подходы, адаптируя систему под специфические бизнес-требования.

В современных low-code решениях визуальное моделирование процессов дополняется возможностью гибкой настройки бизнес-логики. Такой подход позволяет адаптировать автоматизацию под реальные задачи без жестких ограничений, свойственных традиционным BPM-системам.

Как бизнесу выбрать правильный путь автоматизации?

При выборе инструмента для автоматизации бизнес-процессов компаниям следует опираться не только на маркетинговые заявления, но и на практические факторы. Важно учитывать специфику бизнеса, стратегические цели и долгосрочную перспективу развития.

Оцените динамику ваших бизнес-процессов

Ключевым фактором при выборе инструмента автоматизации остается скорость внесения изменений. Если процесс стабилен, редко изменяется и изначально спроектирован для долгосрочного использования, традиционные BPM-решения могут быть уместны. Однако таких процессов становится все меньше.

В условиях частых изменений эффективнее вносить корректировки напрямую в системе автоматизации, оперативно тестируя их работоспособность, чем тратить время на обновление BPM-схем. Для компаний, работающих в динамичной среде, где требования регулярно пересматриваются, low-code платформа обеспечивает необходимую гибкость и быструю адаптацию.

Учитывайте сложность взаимосвязей между процессами

Чем сложнее взаимодействие между различными процессами в вашей организации, тем менее эффективным становится подход, основанный на BPMN. Low-code платформы позволяют задавать такие взаимосвязи напрямую в системе, а их работоспособность проверять с помощью автоматизированного тестирования. Это обеспечивает более надежный и гибкий подход по сравнению с теоретическим анализом диаграмм.

Соотнесите краткосрочные выгоды с долгосрочными затратами

Создать решение на BPM-системе может показаться быстрым и удобным вариантом, однако его дальнейшая поддержка и развитие становятся все сложнее по мере накопления изменений и усложнения процессов.

При оценке стоимости внедрения важно учитывать не только начальные затраты, но и расходы на поддержку и адаптацию системы в перспективе нескольких лет. Первоначальная экономия может оказаться менее значительной, чем кажется, поскольку в реальности бизнес-процессы часто требуют изменений и доработок.

Оцените технические компетенции вашей команды

BPM-системы требуют специализированных знаний как в области моделирования процессов, так и в настройке самой платформы. В отличие от них, low-code решения, как правило, легче в освоении и подходят IT-специалистам с разным уровнем подготовки.

Если у вашей команды уже есть опыт работы с определенным типом систем, это может стать значимым фактором при выборе подходящего инструмента автоматизации.

Рассмотрите возможности интеграции

При выборе решения важно оценить, насколько легко оно интегрируется с вашей текущей IT-инфраструктурой. Low-code платформы, как правило, предлагают более широкие возможности для создания кастомных интеграций без глубокого программирования.

Избегайте универсальных решений

Не существует универсального решения, подходящего для всех. Каждая организация уникальна, и то, что эффективно работает в одной компании, может оказаться неэффективным в другой. Оптимальный подход — использовать инструменты, основанные на актуальных лучших практиках, доказавших свою эффективность.

Выбор должен зависеть от конкретных обстоятельств. В некоторых случаях наиболее рациональным вариантом будет комбинирование различных подходов для автоматизации разных типов процессов. Важно тщательно анализировать потребности бизнеса и не поддаваться на маркетинговые обещания о «единственно правильном» пути автоматизации.

В конечном итоге решение должно основываться на том, какой инструмент позволит вашей компании наиболее успешно адаптироваться к динамично меняющемуся бизнес-ландшафту. Важно учитывать не только текущие потребности, но и долгосрочную перспективу, оценивая соотношение затрат, гибкости и эффективности выбранного решения.

А как обстоят дела с автоматизацией бизнес-процессов в вашей компании? Используете ли вы BPM-системы или уже перешли на low-code платформы? Какие плюсы и минусы видите в каждом из подходов?