Много всего говорится, да не всё в дело годится.
Ранее я уже рассказывал про такой брак в потоке задач, как «НЕфункциональные задачи»[1].
Сейчас я хочу описать «псевдозадачи» — ещё один вид брака потока задач. Объяснить, что это такое? Разъяснить, как определить «псевдозадачи»? Ведь они имеют все необходимые обязательные атрибуты «задачи».
Целесообразность этого заключается в том, чтобы исключить Имитацию Бурной Деятельности — ИБД, разрастание формализма и бюрократизма.
Псевдозадача — это, по сути, задача ради задачи — самоцель.
Как правило, такие задачи:
имеют целевой результат созвучный с названием задачи, который представляет собой то же самое, что и название задачи, только не в виде глагола, а в виде существительного. Всегда такой результат очень трудно себе представить. Он не измерим, его трудно описать. Например, задача, звучащая так: «разработать стратегию...» с целевым результатом: «стратегия разработана» или задача: «установить порядок...» с целевым результатом: «порядок установлен...». Попробуй понять из таких формулировок, что и какого качества должно быть в итоге выполнения такой задачи.
носят «пассивный», а не «активный» характер. Вернее, характер, стимулирующий «пассивность», а не «активность». Например, задача «получить данные...» стимулирует пассивное ожидание, когда данные предоставят. Аналогично и задача «провести переговоры...». Поощряет пассивное вялотекущее ведение переговоров, их можно вести бесконечно. Провел переговоры? Да. Ну и что в результате? Думают. И так бесконечно. На самом деле, настоящая задача должна стимулировать активность, должна отражать амбицию — притязание на что‑либо. Она должна звучать по‑другому. В её названии должен применяться глагол, нацеливающий на активные действия, а не на пассивное ожидание или вялотекущий процесс. Вместо «получить данные...», надо использовать «истребовать данные...», или взамен «провести переговоры...» необходимо применять «добиться согласия на договор...». Зацените разницу. Применяя «активные» глаголы мы «вдыхаем жизнь» в задачу. Теперь не посидишь в ожидании, не пустишь дело на самотёк. Задача толкает на активность. Надо поднимать задницу и «активничать».
располагают целевым результатом, ценность и полезность которого ничтожна: не представляет никакого интереса ни для кого, и не используется в дальнейших делах для достижения чего‑то более высокого и важного. Такой болезнью часто страдают, различные «контрольные», «отчётно‑учётные» задачи и задачи «планирования». Результаты их исполнения, довольно часто, никому не нужны, кладутся «на полку» и пылятся там. Эти задачи — это голимый бюрократизм и формализм. Бумажки ради бумажек. Их исполнение напоминает ритуал. Как говорится, «бюрократ любой бумажке рад».
«Псевдозадачи», как правило, выполняются «для галочки» — «на отвяжись», лишь бы отчитаться и забыть про них. Надо ли говорить, что большой объём таких задач в общем потоке задач приводит к формализму и бюрократизму. К работе ради работы.
В итоге мы получаем, что все заняты делом, а ничего не меняется, ничего из запланированного не достигаем. Вам ничего это не напоминает?
Мне это напоминает, наше руководство государством. Выпускают много законов, ставят много задач, большая часть из которых — «псевдозадачи», а в результате «воз и ныне там».
Надо принять новый закон об образовании, приняли, теперь закон есть, есть куча чиновников, которые его исправно исполняют, а качественного образования нет. Надо затеять модернизацию экономики, затеяли, где‑то она идёт, очень много народу в ней задействовано, а что поменялось? Надо ввести новый закон о государственных закупках, ввели, и что? Что‑то поменялось? Чего добились то?
На заре своего управленческого опыта я сам болел болезнью использования «псевдозадач». Могу сказать, что руководители весьма и весьма недооценивают влияние «псевдозадач» на эффективность управления организацией.
Если «псевдозадачи» брать в расчёт производительности интеллектуального труда, то управленческая система, часто, будет довольно производительная. Но что это за производительность? Производительно переливаем из пустого в порожнее? Имитация Бурной Деятельности — ИБД? Нужно ли нам это? Я, думаю, что нет. Зачем быть «белкой в колесе»?
А ведь не редко виной этому мы — руководители. Когда ставим вместо задач «псевдозадачи». Это мы ставим задачи «по‑бюрократически». То есть так, что из названия задачи не понятно, о чём она? Для какой цели она ставится и что преследует?
Часто, названия наших задач носят формальный характер. То есть, по сути, определяют формальную активность, а не работу на результат. В итоге наши организации «протухают», превращаются в «салем‑сити», где все только, и делают, что выполняют какие‑то ритуалы, не приводящие к достижению желаемых результатов.
И, после этого нечего удивляться, почему у нас всё ориентировано на процесс, а не на достижение целей (конечных — целевых результатов). Ответ прост, мы сами всех ориентируем на это. Как корабль назовёшь, так он и поплывёт.
Как и в случае с НЕфункциональными задачами, «псевдозадачи» — это потери в интеллектуальном труде: брак, спам, «муда». Они тоже НЕфункциональные. С ними также нужно бороться.
Нужно постоянно совершенствовать бизнес‑процесс «менеджмент», то есть — Управления Потоком Задач, таким образом, чтобы исключать попадания в поток задач большого числа «псевдозадач».
Мы должны стремиться к выявлению «псевдозадач», к сведению их доли к минимуму. И это будет приводить к более рациональному использованию ресурсов, а, следовательно, и к увеличению производительности интеллектуального труда и к повышению его качества.
Это должен быть непрерывный процесс, аналогичный борьбе с потерями в физическом производстве.
Опять же, когда мы чётко понимаем и принимаем, что управление потоком задач — это процесс «менеджмент», а «псевдозадачи» — потери этого процесса. То мы понимаем, как построить непрерывное совершенствование процесса «менеджмент», выполняя цикл Деминга (PDCA) и измеряя показатели процесса — статистику по задачам, в том числе по доле и динамике «псевдозадач».
Статистика по «псевдозадачам» позволит достаточно однозначно и конкретно оценивать потери бизнес‑процесса «менеджмент» и обеспечит постоянство цели совершенствования этого бизнес‑процесса.
Полная версия статьи доступна в моей книге «Задачи чудесные, ИЛИ Козырная „ТУЗ“ Мотаева!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram‑канале «Управление потоком задач».
[1] — Читай статью «Функциональные и НЕфункциональные задачи» в разделе «Главная сущность менеджмента — „ЗАДАЧА“»