От переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей. Ожирение — заболевание, при котором накопление жира в человеческом организмеприводит к общему ухудшению состояния здоровья.
Информационное ожирение — ситуация в организации, когда излишнее накопление информации оказывает отрицательное влияние на эффективность ее работы, приводя к существенному сокращению бюджета, замедлению реакции на изменения и проблемам с законом.
Прежде чем начать, я хочу принести свои извинения людям, страдающим ожирением. Я не собираюсь смеяться над ними и прекрасно понимаю, как они страдают. Один из моих друзей умер от сердечного приступа, причиной которого было в том числе и ожирение.
Недавно, обсуждая с коллегой проблемы управления жизненным циклом информации, я сказал, что некоторые организации страдают информационным ожирением. Это была не более чем импровизированная ремарка, но она очень хорошо подходило к описанию обсуждаемой нами ситуации. Чем больше я думаю над этой проблемой, тем больше понимаю точность и осмысленность своей формулировки.
Ожирение — недуг не врожденный, а приобретенный. Говоря точнее, приобретаемый. Приобретаемый не моментально, а в течение всей жизни. Если своевременно не начать лечение, то болезнь развивается по следующий схеме: набор веса — появление избыточного веса — ухудшение состояния организма — смерть. Многие люди, однако, слишком поздно обращают внимание на проблему избыточного веса. Они всячески отрицают проблему, оправдываются, посмеиваются… Задумываются они, как правило, уже тогда, когда что-то сделать уже поздно.
Организации производят и потребляют информацию с огромной скоростью Согласно прогнозу, представленному в исследовании консалтинговой компании IDC, в период с 2010 по 2020 год рост информации должен увеличиться в 50 раз! Если бы такими темпами увеличивалась масса тела, то за 10 лет она увеличивалась бы до трех с половиной тонн. Из опыта работы со своими клиентами мы знаем, что в их организациях общее количество информации в среднем увеличивается на 35 — 40% в год.
Да, все мы любим копить информацию в электронном виде и никак не можем насытиться!
Мы создаем новые файлы, огромные презентации, интенсивно переписываемся по электронной почте (у каждого из нас есть несколько почтовых ящиков). Мы общаемся с клиентами по самым разнообразным каналам связи, создаем аккаунты и группы в социальных сетях, а еще активно пользуемся различными мобильными устройствами. Пишем на форумах, в блогах, в твиттере. Анализируем имеющиеся переменные данные и создаем новые. Если нам мало собственной информации, мы с удовольствием анализируем информацию конкурентов. Электрические счетчики, GPS-навигаторы, мобильные телефоны — все эти устройства собирают и анализируют данные. А еще у нас есть домашние компьютеры, ноутбуки, планшеты. За небольшой отпуск мы без труда можем отщелкать несколько сотен, а то и тысяч, цифровый фотографий. И в течение последних 5 лет все мы были свидетелями взрывного роста количества информации.
Развивая медицинские аналогии, отметим: мы испытываем повышенный аппетит к информации. Мы накапливаем избыточную информацию подобно тому, как больной ожирением набирает избыточный вес. Зачастую мы сохраняем информацию, не задумываясь о том, зачем она нам будет нужна. В случае информационного ожирения мы не можем сбросить вес: как мы будем избавляться от информации, если не знаем, откуда она взялась и зачем она нужна? Если вдруг заходит речь о лишней информации, у нас всегда находятся дела поважней. Когда информации накапливается слишком много, мы говорим что-нибудь вроде: «Хранение обходится дешево. Докупим новое оборудование для хранения!» И такой взгляд очень и очень распространен. Еще одно недавнее исследование показывает поистине шокирующие результаты: 78% (!) опрошенных заявляют, что достаточно приобрести еще один сервер — и проблема роста данных будет решена.
А теперь внимание, сенсация: хранение обходится не так уж и дешево! Если вы создадите надежное хранилище, разместите его в дата-центре, заплатите за электричество и кондиционирование, это будет обходиться вам не так уж дешево. Да, расходы на хранение будут с каждым годом понижаться на 20%, но и количество вашей информации также будет с каждым годом расти на 40%. Тратить на хранение вы будете не меньше, чем раньше — простая арифметика!
Многие организации отрицают, что когда-либо сталкивались с такой проблемой. На вопрос: «Какое количество информации у вас сейчас хранится и каковы ежегодные темпы ее роста?» они обычно отвечают так: «Мы не знаем, мы даже никогда не считали». Интересно, а как они в таком случае приобретают новые мощности для хранения?
К счастью, многие крупные организации (банки, фармацевтические и энергетические компании и т. п.), уже начинают понимать, что к чему. Годовой рост информации составляет 40%, а приобретение и техническое обслуживание хранилища на 20 петабайт стоят немалых денег. В современной экономической ситуации, когда бюджеты на ИТ урезаются, вам вряд ли будет легко упросить финансового директора выделить нужные средства. У таких организаций уже сейчас можно диагностировать информационное ожирение. При современных темпах роста информации через несколько лет можно будет вести речь об информационном ожирении высокой степени.\
Информационное ожирение имеет ряд побочных эффектов. Даже если вам удалось утрясти финансовый вопрос, ваша организация все равно будет подвержена серьезному риску.
Во-первых, лишняя информация представляет собой серьезную угрозу для бизнеса. Из-за большого обилия неиспользуемой и ненужной информации движение информационных потоков внутри организации замедляется. Опираясь на устаревшую, утратившую актуальность информацию, можно принять неверное решение. Накопление информации не позволит оптимизировать бизнес-процессы, улучшить маркетинг, повысить качество услуг, отладить коммуникации с клиентами. Кроме того, на хранение лишней информации уходят суммы, которым можно было бы найти более полезное применение.
Во-вторых, избыток информации порождает ряд проблем юридического характера. Все информация организации в электронном виде может быть использована в судебных разбирательствах. Юридический отдел организации должен вести учет всей юридически значимой информации. Если информации слишком много, то единственным решением в такой ситуации будет сохранение всей информации, контроль доступа к ней и принятие определенных мер по защите. Это неэффективно, к тому же забирает много времени и денег. Если вдруг потребуется предъявить необходимую доказательственную информацию в суд, придется потратить очень много времени, прежде чем вы найдете то, что действительно нужно.
В-третьих, избыточная информация порождает проблемы с обеспечением соответствия нормам и стандартам (compliance). Различные нормативные документы предполагают, что все материалы, имеющие статус записей, должны хранится в течение строго ограниченного периода времени. Существуют также требования относительно того, как следует распоряжаться документами по истечении сроков хранения. Специалистам по управлению записями в свое работе приходится учитывать огромное количество требований, исходящих от разных инстанций и касающихся порой сотен тысяч и миллионов записей. Если в организации слишком много несистематизированного контента, то его вряд ли можно будет классифицировать, разработать графики хранения и т. п. Проведение аудитов на соответствие нормам становится крайне затруднительной задачей, съедающей очень много времени. Кроме того, несоответствие внутренним и отраслевым нормам для организации еще и чревато финансовыми и репутационными потерями.
Вы не можете, да и не хотите остановить быстрый рост данных.
Все характерные тенденции сегодняшних дней — персонализированное взаимодействие с заказчиком, социальные медиа, онлайн-обучение и мультимедийный маркетинг — предполагают быстрое увеличение количества информациями. Ваша организация будет менее конкурентноспособной, если не будет умело использовать в своих интересах все эти прогрессивные новации.
Итак, уменьшить количество потребляемой информации не получится. Как же в таком случае бороться с информационным ожирением?
Здесь можно выделить два подхода. Первый из представляет собой симптоматическую терапию. Продолжая медицинские аналогии, этот подход можно рассматривать как некое подобие липосакции:
- Дедупликация, конечно, поможет выявить многочисленные копии одного и того же документа. Она эффективна, если вы можете применить ее по отношению ко всем хранилищам документов (ECM-система, управление записями, жесткие диски персональных компьютеров, почтовые серверы и т. п.). На практике ситуация выглядит иначе: дедупликация обычно затрагивает два-три источника и применяется к файлам, но не к структурированным данным.
- Архивирование и структурированное хранение. Грамотный подход к выбору способа хранения архивированных данных позволяет существенно снизить расходы. Вовсе не обязательно хранить все на дорогом «железе». Большую часть данных организации вполне можно хранить на недорогом оборудовании. И не так уж важно, что восстановление этих данных произойдет не мгновенно, а займет несколько часов или даже дней. Но как определить, где именно нужно хранить ту или иную информацию? Большинство организаций используют дорогие и надежные хранилища для важнейших информационных систем независимо от значимости и актуальности хранимых в них данных. При этом к сетевым дискам, на которых хранится огромное количество файлов организации, вряд ли применима идея структурированного хранения.
- Сжатие. Во всех системах хранения обычно используются сложные алгоритмы для сокращения дискового пространства, сжимающие хранимые данные и разжимающие их при извлечении. Они обычно очень дороги и требовательны к аппаратным ресурсам: иначе невозможно обеспечить приемлемую скорость работы.
Все эти процедуры, конечно, дают определенный эффект, но весьма незначительный. Они, конечно, могут привести к определенному снижению расходов, но не могут снизить темпы роста информации.
С помощью этих процедур нельзя решить юридических проблем, возникающих вследствие информационного ожирения. Управлять вручную хранением информации и одновременно следить за обеспечением соответствия всем законодательным, отраслевым и внутренним нормам крайне сложно.
Второй подход направлен не на устранение симптомов, но на лечение болезни как таковой.
Чтобы вылечить информационное ожирение, мы должны рассмотреть процессы информационного метаболизма в организации, а именно: как потребляется информация, как она переваривается (т. е. какой ценный смысл извлекается из этой информации), как осуществляется утилизация информационного мусора.
Ключевой вопрос, на который нужно ответить, звучит следующим образом: «Какое количество имеющейся информации действительно нужно хранить?» Из бесед со своими клиентами мы сделали следующий вывод: устаревшая, утратившая значимость информация составляет 70% от всей хранимой в организациях информации! (конечно, в разных организациях цифра может варьироваться, но соотношение 70%/30% — это, что называется, средняя температура по больнице).
Проблема, впрочем, заключается в том, что никто в организации не может выделить эти самые 70% ненужной и устаревшей информации. Критерии устаревания и ненужности порой бывает очень сложно сформулировать.
Чтобы решить эту проблему, требуется более радикальный и более реалистичный подход.
Лечение информационного ожирения должно основываться на следующем принципе:
Если и только если организация может выделить 30% всей имеющейся информации, которую действительно нужно хранить, остальные 70% можно удалить.
Если принять должные меры для поддержания такого уровня информационного метаболизма, то появится возможность высвободить огромные ресурсы и направить их в другое русло.
Нужна такая политика управления жизненным циклом информации, которая позволила бы отслеживать соблюдение всех графиков хранения, регулировать информационный метаболизм и обеспечивать своевременную утилизацию информационного мусора. В большинстве организаций такая работа вообще не ведется.
Все, казалось бы просто. Но как же выработать политику, которая позволила бы выявить те 30% информации, которые нужно сохранять?
Исследования показывают, что можно выделить три причины, по которым организациям требуется хранить информацию в течение определенного периода времени:
- нормативные обязательства (их исполнение контролируется специалистами по управлению записей)
- юридические обязательства (их исполнение контролируется юридическим отделом)
- бизнес-значимость (проверка на бизнес-значимость проводится каждым подразделением организации)
Таким образом, три указанных выше подразделения отвечают за скорость информационного метаболизма. Но в то же время все эти подразделения практически не контактируют друг с другом, говорят на разных языках, у них нет общих политик и процедур контроля, на основе которых они могут выстраивать коммуникацию с ИТ.
Юристы оценивают информацию на предмет юридической значимости. Специалисты по управлению записями разрабатывают таксономию, определяют сроки и графики хранения. А у других подразделений есть дела поважней, и у них нет особого желания следить за соблюдением сроков или соответствием законодательным нормам. Но им очень нужно, чтобы важная информация всегда была доступна, чтобы на ее основе можно было принимать решения и чтобы она была подспорьем в работе с клиентами.
А кто отвечает за защиту и удаление цифровой информации? ИТ-отдел, деятельность которого никак не связана с деятельностью всех названных выше отделов.
В основе управления жизненным циклом информации должна лежать унифицированная политика. Имеется общий репозиторий, в котором специалисты по управлению записями сохраняют и удаляют документы в соответствии с принятыми графиками. Юристы корректируют графики хранения исходя из соображений юридической значимости документов. Представители остальных подразделений пользуются хранимой в репозитории информацией и создают новую. И все при этом взаимодействуют с ИТ-отделом.
Как только разработаны общие принципы, регулирующие информационный метаболизм, необходимо применять их ко всем механизмам, осуществляющим физическое управление информацией. Применение единой политики по отношению ко всем репозиториям, системам управления записями и т. п. позволяет отслеживать рост данных и своевременно осуществлять очистку организационных ресурсов от ненужной информации.
Заключение
Быстро вылечить информационное ожирение вряд ли возможно. Выздоровление возможно только в случае радикального изменения образа жизни. Все вполне решаемо и достижимо. Организациям нужно выработать модель управления информацией, позволяющую установить связи между различными подразделениями организации. Бизнес-подразделения оценивают значимость информации и описывают ее на понятном ИТ-специалистам языке. Юристы знают, какая информация существует в организации, каким подразделениями она создается, для чего она используется, отслеживая на основе этих знаний ее юридическую и доказательственную значимость. Сотрудники отдела качества совместно со специалистами управления записями разрабатывают унифицированные графики хранения. Когда все эти политики применяются по отношению ко всем имеющимся в организации источникам данных, станет возможным четко отделить информацию, которую действительно нужно хранить, от той, с которой можно без жалости расстаться.